Tôi là Phúc. Có một việc nhỏ nhưng khiến nhiều người mất thời gian hơn mức cần thiết: viết một cái thư, một thông báo, một công văn ngắn — sao cho đủ ý, đúng mực, không bị hiểu nhầm là sẵng hay là nịnh quá. Tôi thấy nhiều anh chị học viên của tôi ngồi gõ đi gõ lại một email chỉ vài câu mà mất đến mười lăm, hai mươi phút, vì cứ sợ viết chưa đủ lịch sự.
Đây là việc AI làm khá tốt, vì bản chất nó là viết lại chữ cho đúng giọng mình muốn — và bạn hoàn toàn có thể sửa lại cho khớp với cách bạn hay nói. Bài này tôi chỉ cách làm từng bước.
1. Nói rõ đây là thư gì, gửi cho ai, muốn giọng thế nào
Cũng như mọi việc giao cho AI, câu lệnh đầu tiên cần ngắn và rõ. Với thư, thông báo, ba điều cần nói là: nội dung chính, gửi cho ai (khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên, hay thông báo chung cho cả phòng), và giọng điệu muốn có (lịch sự trang trọng, hay thân mật gần gũi).
“Viết thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng trễ 2 ngày, giọng lịch sự, không đổ lỗi.”
“Viết thông báo nghỉ lễ cho cả phòng, ngắn gọn, thân mật.”
Một câu lệnh đúng ba điều này thường ra được bản nháp dùng được ngay, hoặc chỉ cần sửa vài chữ.
2. Đọc lại — xem có đúng là giọng của bạn không
Chữ AI viết ra thường rất “chuẩn”, nhưng đôi khi chuẩn tới mức nghe không giống bạn — thừa những câu sáo như “trân trọng cảm ơn sự hợp tác quý báu” trong khi công ty bạn vẫn nói chuyện thân mật hằng ngày. Đây là lúc bạn cần đọc lại và sửa cho hợp với cách bạn vẫn giao tiếp.
Mẹo nhỏ: nếu thấy câu nào “sến” quá hoặc dài dòng không cần, chỉ cần bảo:
“Viết lại câu này ngắn hơn, bớt khách sáo, như cách tôi vẫn nói chuyện.”
AI sẽ sửa theo. Bạn không cần tự viết lại từ đầu, chỉ cần chỉ ra chỗ chưa ổn — đúng với nguyên tắc tôi hay nhắc: vòng đầu đơn giản, sai đâu sửa đó, đọc thêm ở bài đừng viết lệnh dài: vòng đầu thật đơn giản, sai đâu sửa đó.
3. Với thư quan trọng — xin vài phương án rồi tự chọn
Thư xin lỗi khách hàng, thư gửi cấp trên xin một việc quan trọng, công văn chính thức — những thư này tôi không bao giờ lấy bản nháp đầu tiên. Tôi hay bảo AI viết hai, ba phiên bản khác nhau về cách mở đầu, rồi tôi chọn phiên bản hợp nhất, có khi ghép câu của bản này với câu của bản khác.
“Viết 3 cách mở đầu khác nhau cho thư xin lỗi này, mỗi cách 1–2 câu.”
Càng thư quan trọng, càng nên để AI đưa ra nhiều lựa chọn rồi mình chọn, thay vì nhận ngay câu trả lời đầu tiên — chi tiết hơn ở bài AI nói gì cũng “hay”: bắt nó đưa 10 phương án rồi chọn 2.
4. Việc cần người quyết — không phải thư nào cũng để AI viết hộ hết
Có những thư tôi không bao giờ để AI tự quyết nội dung, chỉ để nó giúp viết câu chữ sau khi tôi đã quyết ý chính. Ví dụ: thư kỷ luật nhân viên, thư từ chối một yêu cầu nhạy cảm, thư liên quan tới tiền bồi thường. Những thư này, nội dung cốt lõi phải do bạn quyết, AI chỉ giúp diễn đạt cho mượt sau khi bạn đã biết mình muốn nói gì.
Nguyên tắc chung tôi theo, cũng là điều tôi hay nhắc với học viên: “Bạn nói. AI làm. Bạn duyệt.” — bạn luôn là người mở đầu (nói mình cần gì) và người kết thúc (duyệt trước khi gửi), AI chỉ ở giữa. Đọc thêm ở bài nguyên tắc làm việc với AI cho an toàn, và những việc nên tránh giao hẳn ở bài những việc không nên giao hẳn cho AI.
5. Đừng đưa tên, số điện thoại, số tài khoản của người khác lên nếu chưa được phép
Khi soạn thư cho khách hàng cụ thể, tôi hay thay tên thật bằng “Anh/Chị A” khi giao việc cho AI, chỉ điền tên thật vào sau khi đã có bản nháp, ngay trên máy của mình. Thông tin cá nhân của khách hàng — tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ, số tài khoản — nếu cơ quan bạn chưa cho phép đưa lên công cụ bên ngoài, thì tốt nhất đừng đưa, dù chỉ để tiết kiệm vài phút gõ lại.
Nói trước cho rõ
AI giúp bạn viết nhanh hơn, không phải viết đúng hơn bạn về nội dung. Thư liên quan tới tiền, tới kỷ luật, tới quyết định quan trọng — ý chính vẫn phải do bạn nghĩ, AI chỉ giúp diễn đạt. Và luôn đọc lại trước khi gửi, vì một khi đã gửi thì không rút lại được.
Tôi không nói việc này giúp bạn trở thành người viết hay hơn hay được lòng sếp hơn — tôi chỉ nói đúng điều tôi thấy ở chính mình: bớt được thời gian gõ lại một câu nhiều lần, có thêm thời gian nghĩ xem mình thật sự muốn nói gì. Phần còn lại — gửi đúng người, đúng lúc, đúng mực — vẫn luôn là việc của bạn, không có công cụ nào làm thay được.
Sau khi quen soạn thư, nhiều người hỏi tôi tiếp có làm được slide thuyết trình không — có, tôi viết riêng ở bài làm slide thuyết trình từ dàn ý bằng AI. Nếu bạn mới bắt đầu, đọc bài trụ trước: AI cho người ngoài 40: bắt đầu từ đâu để dùng được ngay trong công việc.
Nếu bạn muốn có người chỉ tận tay trên chính công việc của mình, tôi mở lớp Zoom 2 ngày dành cho người từ 40 tuổi: mỗi ngày làm xong một việc thật, có người hướng dẫn từng bước, kẹt chỗ nào hỏi chỗ đó. Vé từ 97.000đ, ghi rõ trên trang đăng ký — học hay không là bạn quyết. Giữ chỗ bằng cách nhắn tin cho fanpage Phúc BANI — đội BANI gửi lịch học và hướng dẫn ngay.