Vì sao công cụ quản lý tài chính lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp?

Độc lập về tài chính là một trong những mục tiêu hàng đầu khi thành lập doanh nghiệp. Chủ sở hữu doanh nghiệp phải xem xét các hậu quả tiềm tàng của các quyết định quản lý của họ đối với lợi nhuận, dòng tiền và điều kiện tài chính của công ty. Các hoạt động thuộc mọi khía cạnh của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của công ty và phải được đánh giá và kiểm soát bởi chủ sở hữu doanh nghiệp. Hầu hết các công ty đều bị thua lỗ và dòng tiền âm trong thời kỳ khởi nghiệp của họ. Quản lý tài chính là vô cùng quan trọng trong thời gian này. Các nhà quản lý phải đảm bảo rằng họ có đủ tiền mặt để trả cho nhân viên và nhà cung cấp mặc dù họ có nhiều tiền đi ra hơn là tiền vào trong những tháng đầu của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là chủ sở hữu phải đưa ra các dự báo tài chính về các dòng tiền âm này để anh ta có một số ý tưởng về lượng vốn cần thiết để tài trợ cho hoạt động kinh doanh cho đến khi nó có lãi.

Khi một doanh nghiệp phát triển và trưởng thành, nó sẽ cần nhiều tiền mặt hơn để tài trợ cho sự phát triển của mình. Lập kế hoạch và lập ngân sách cho những nhu cầu tài chính này là rất quan trọng. Quyết định tài trợ mở rộng nội bộ hay vay từ các bên cho vay bên ngoài là quyết định của các nhà quản lý tài chính. Quản lý tài chính là tìm kiếm nguồn vốn phù hợp với chi phí thấp nhất, kiểm soát chi phí vốn của công ty và không để bảng cân đối kế toán trở nên có đòn bẩy quá cao với nợ có ảnh hưởng xấu đến xếp hạng tín dụng của công ty.
Vì thế, các công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, một trợ lý không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong quản lý tài chính một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác hơn. Vai trò của các công cụ quản lý tài chính gồm:

Báo cáo hoạt động kinh doanh

Mọi doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp các báo cáo về hoạt động của mình. Các cổ đông muốn có thông tin thường xuyên về lợi nhuận và sự an toàn của các khoản đầu tư của họ. Cơ quan nhà nước yêu cầu doanh nghiệp phải báo cáo để họ có thể thu thuế bán hàng. Các nhà quản lý doanh nghiệp cần các loại báo cáo khác, với các chỉ số hoạt động chính, đo lường hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp của họ. Ngoài ra, một hệ thống quản lý tài chính toàn diện có thể tạo ra các loại báo cáo khác nhau cần thiết cho tất cả các đơn vị khác nhau này.

Lên kế hoạch tài chính

Lên kế hoạch tài chính là việc phát triển từ các kế hoạch chiến lược và kế hoạch kinh doanh qua đó xác định các nguồn tài chính cần thiết cho một doanh nghiệp và phát triển các nguồn lực đó để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Thông thường, lập kế hoạch tài chính tạo ra các ngân sách phù hợp và thực tế.

Lập ngân sách và quản lý ngân sách

Ngân sách là bản báo cáo trình bày những khoản mà một doanh nghiệp dự kiến sẽ chi tiêu (chi phí) và kiếm được (doanh thu) trong một khoảng thời gian cụ thể. Ngân sách rất hữu ích cho việc lập kế hoạch tài chính và sau đó theo dõi xem doanh nghiệp có đang hoạt động theo kế hoạch hay không. Ngân sách cũng hữu ích trong việc dự đoán số tiền sẽ cần cho các ý tưởng kinh doanh, chẳng hạn như mua thiết bị mới, thuê nhân viên mới, v.v.
Một doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nhiều loại ngân sách khách nhau bao gồm ngân sách hàng năm (hoạt động), ngân sách tổng thể, ngân sách dự án, ngân sách tiền mặt, ngân sách bộ phận v.v. Định dạng tổng thể của ngân sách là một bản ghi thu nhập dự kiến và chi phí dự kiến trong một khoảng thời gian cố định.

Phân tích phương sai ngân sách

Phân tích phương sai ngân sách thường xuyên so sánh những gì doanh nghiệp mong đợi hoặc dự định kiếm được và chi tiêu so với các khoản đã chi tiêu và kiếm được. Phân tích phương sai ngân sách có thể giúp đánh giá mức độ chặt chẽ của một doanh nghiệp đang tuân theo các kế hoạch của mình, ngân sách bao nhiêu trong tương lai, có thể những vấn đề sắp tới trong chi tiêu hay không, v.v.

Công cụ quản lý dòng tiền

Một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mục đích tổng thể của việc quản lý dòng tiền là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thanh toán các hóa đơn vãng lai. Doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền bằng cách xem xét báo cáo lưu chuyển tiền tệ và dự báo dòng tiền (hoặc dự báo dòng tiền). Về bản chất, báo cáo lưu chuyển tiền tệ trình bày tổng số tiền nhận được trừ đi tổng số tiền đã chi.

Dòng tiền là sự di chuyển của thu nhập vào và chi tiêu của một doanh nghiệp theo thời gian.
Việc thiết lập và duy trì một hệ thống tài chính mạnh mẽ cho dự án, thực hiện giám sát và điều tiết sự thành công về tài chính của một doanh nghiệp là điều cần thiết. Điều quan trọng là phải nhất quán một dòng tiền cho một chương trình đã thỏa thuận:

• Lập ngân sách thu nhập, chi tiêu và lợi nhuận hàng năm trước đầu mỗi năm tài chính và sau đó sử dụng ngân sách này để theo dõi/kiểm soát chi tiêu trong thực tế.
• Dự báo hàng tháng – việc này có thể được sử dụng để phát hiện xu hướng và dự đoán sự thiếu hụt trong khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
• Giám sát hàng tuần – bảng thời gian cho nhân viên có thể được sử dụng để có thể đo lường hiệu suất cả về chi phí và thời gian.
• Giám sát hàng ngày – hồ sơ về các hóa đơn phí đã thanh toán, các hóa đơn thanh toán của nhà cung cấp, các hóa đơn phí phát sinh, sử dụng tiền mặt khác
• Các báo cáo khác – tài khoản được kiểm toán hàng năm, tờ khai thuế GTGT và báo cáo ngân hàng.
• Báo cáo Thu tiền – tạo một báo cáo đầy đủ hàng tháng về các hóa đơn được lập và thời điểm chúng đến hạn thanh toán. Sau khi nộp hóa đơn, gửi nhắc nhở những tài khoản chưa quyết toán đúng hạn. Cần thỏa thuận một số ngày mà con nợ có thể chấp nhận được, qua đó sẽ có biện pháp xử lý nghiêm khắc hơn để thu hồi tiền đến hạn.
• Thiết lập ngân sách tài chính và báo cáo theo dự án – báo cáo biểu đồ có thể làm nổi bật phí dự kiến, phí thực tế và chi phí thực tế.

Doanh nghiệp chỉ hoạt động hiệu quả tất cả mỗi bộ phận doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Tài chính là cốt lõi của doanh nghiệp và quản lý tài chính tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển vững vàng hơn. Thời đại công nghệ số đã đến, sẽ thật thiếu sót nếu các doanh nghiệp không sớm tận dụng ưu điểm của công nghệ.