18 mẹo quản lý tài chính để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn

Quản lý tài chính là một phần không thể thiếu trong việc bắt đầu và điều hành một doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Trái ngược với những gì hầu hết mọi người nghĩ, quản lý tài chính không chỉ đơn giản là sổ sách kế toán và cân bằng tài khoản kinh doanh. Các doanh nhân cần xem xét tài chính của họ cho nhiều mục đích bao gồm chuẩn bị cho sự sống còn trong thời điểm tồi tệ nhất hoặc phát triển thành công ở thời điểm có cơ hội tốt.

Quản lý tài chính hiệu quả là rất quan trọng cho sự tồn tại và tăng trưởng của doanh nghiệp. Đây là liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và giám sát các nguồn tài chính của bạn để đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn.

Quản lý tài chính tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn sử dụng hiệu quả các nguồn lực, thực hiện các cam kết với các bên liên quan, đạt được lợi thế cạnh tranh và chuẩn bị cho sự ổn định tài chính lâu dài.
Quản lý tài chính vì thế là một phần của các quy trình chính trong doanh nghiệp của bạnvà được đưa vào kế hoạch liên tục của bạn.

Bài viết này chúng tôi cung cấp một số lời khuyên tài chính đã được chứng minh mà tất cả các doanh nghiệp phải tuân theo để tiếp tục phát triển và nâng cao thành công của họ.

1. Có kế hoạch kinh doanh rõ ràng

Một kế hoạch kinh doanh sẽ thiết lập nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn đến trong vài năm tới. Kế hoạch tài chính cần được lập một cách chi tiết cách bạn sẽ tài trợ cho doanh nghiệp của bạn và các hoạt động của nó, số tiền bạn sẽ cần và nó sẽ đến từ đâu.

2. Theo dõi tình hình tài chính của bạn

Bạn nên thường xuyên theo dõi sự tiến bộ của doanh nghiệp. Hàng ngày, bạn nên biết bạn có bao nhiêu tiền trong ngân hàng, bạn đang bán bao nhiêu và mức cổ phiếu của bạn là baonhieeu. Bạn cũng nên xem lại vị trí của mình so với các mục tiêu được đặt trong kế hoạch kinh doanh hàng tháng của mình

3. Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn

Các doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề lớn vì thanh toán chậm của khách hàng. Để giảm rủi ro chậm hoặc không thanh toán, bạn nên làm cho các điều khoản và điều kiện tín dụng của mình rõ ràng ngay từ đầu. Bạn cũng nên nhanh chóng xuất hóa đơn rõ ràng và chính xác. Sử dụng hệ thống quản lý tín dụng trên máy tính sẽ giúp bạn theo dõi tài khoản của khách hàng

4. Biết chi phí hàng ngày của bạn

Ngay cả những công ty có lợi nhuận cao nhất cũng có thể gặp khó khăn nếu không có đủ tiền mặt để trang trải các chi phí hàng ngày như tiền thuê nhà và tiền lương. Bạn nên nhận thức được mức tối thiểu mà doanh nghiệp của bạn cần để tồn tại và đảm bảo bạn không đi xuống dưới mức này

5. Luôn cập nhật hồ sơ kế toán

Nếu tài khoản của bạn không được cập nhật, bạn có thể có nguy cơ mất tiền bằng cách không theo kịp các khoản thanh toán muộn của khách hàng hoặc không nhận ra khi nào bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp của mình. Sử dụng một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giúp bạn theo dõi chi phí, nợ và chủ nợ, nộp đơn xin tài trợ bổ sung và tiết kiệm thời gian và chi phí kế toán

6. Đáp ứng thời hạn nộp thuế

Không đáp ứng thời hạn nộp tờ khai thuế và thanh toán có thể phải chịu tiền phạt và lãi suất. Đây là những chi phí không cần thiết có thể tránh được với một số kế hoạch chuyển tiếp. Lưu giữ hồ sơ chính xác giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc kinh doanh của bạn và bạn có thể tự tin rằng bạn chỉ phải trả thuế bạn nợ. Do đó, điều quan trọng là bạn phải đáp ứng các nghĩa vụ của mình

7. Kiểm soát chi phí hiệu quả hơn

Doanh nghiệp của bạn có hoạt động hiệu quả nhất không? Tiết kiệm năng lượng không và tiền có thể xảy ra bằng cách thực hiện các thay đổi trong hành vi và sử dụng các thiết bị hiện có hiệu quả hơn không. Đây là một trong những cách dễ nhất để cắt giảm chi phí. Các khu vực cần xem xét trong một văn phòng trung bình bao gồm sưởi ấm, chiếu sáng, thiết bị văn phòng và điều hòa không khí

8. Kiểm soát cổ phiếu 

Kiểm soát cổ phiếu hiệu quả đảm bảo bạn có đúng lượng cổ phiếu có sẵn vào đúng thời điểm để vốn của bạn không bị ràng buộc không cần thiết. Bạn nên đặt các hệ thống tại chỗ để theo dõi mức cổ phiếu – kiểm soát điều này sẽ cho phép bạn giải phóng tiền mặt, đồng thời có lượng cổ phiếu phù hợp

9. Nhận được tài trợ phù hợp

Điều quan trọng là bạn chọn đúng loại tài chính cho doanh nghiệp của mình – mỗi loại tài chính được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thường phụ thuộc nhiều hơn vào thấu chi kinh doanh và tài trợ cá nhân nhưng đây có thể không phải là loại tài trợ tốt nhất cho công ty của bạn

10. Chú ý đến ngân sách của bạn

Phát triển ngân sách hàng năm cho doanh nghiệp của bạn là một bước quan trọng cho phép bạn quản lý tài chính hiệu quả quanh năm. Ngân sách hoạt động như một bàn tay hướng dẫn cho phép bạn đưa ra quyết định kinh doanh nhất định trước thời hạn. Nó cũng giúp bạn đưa ra các kế hoạch mở rộng.
Bạn cũng nên dành thời gian để kiểm tra lại thu nhập và chi tiêu của mình để sửa đổi thói quen chi tiêu của bạn và làm cho tiền làm việc chăm chỉ hơn và thông minh hơn cho bạn.

11. Hãy biến văn phòng của bạn thành không giấy tờ

Không ai thích đi qua đống giấy tờ và bảng cân đối kế toán, và với sự gia tăng của các công cụ kinh doanh dựa trên đám mây, bạn có thể dễ dàng không cần giấy tờ. Bạn có thể sắp xếp mọi thứ trên nền tảng kỹ thuật số và có bản sao lưu cho tất cả các tài liệu và dữ liệu kinh doanh quan trọng của bạn.
Các công cụ lập hóa đơn và kế toán trực tuyến cho phép bạn hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của mình. Chúng cũng cho phép bạn giữ hồ sơ chính xác và hiệu quả, điều này sẽ giúp bạn khi bạn nộp thuế.

12. Tự động hóa thanh toán hóa đơn của bạn

Gần như các chủ doanh nghiệp điều không thể nhớ khi nào tất cả các khoản thanh toán đến hạn. Hơn nữa, thực hiện thanh toán thủ công là cực kỳ tốn thời gian và năng lượng của bạn khiên bạn mất tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính của mình.

Như vậy, việc tự động hóa các khoản thanh toán hóa đơn và thực hiện một cách tiếp cận thực hành sẽ là giải pháp hữu ích. Cho dù đó là thanh toán thẻ tín dụng hoặc hóa đơn tiện ích của bạn, hãy sử dụng ngân hàng trực tuyến để tự động hóa tất cả các khoản thanh toán và đảm bảo tài khoản của bạn có đủ tiền để thanh toán hóa đơn. Bước này cũng sẽ giúp bạn tránh bị phạt cho các khoản thanh toán trễ trong khi tiết kiệm thời gian và năng lượng.

13. Chọn đúng nhà đầu tư

Các nhà đầu tư có thể là một tài sản tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn, vì họ có thể cho phép bạn tích lũy nhiều tiền hơn thông qua các khoản vay. Họ có thể giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh của bạn hoặc giữ cho nó đi trong thời gian khó khăn. Do đó, việc lựa chọn đúng nhà đầu tư là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Nghiên cứu các dự án gần đây nhất của các nhà đầu tư tiềm năng của bạn và biết họ muốn tham gia vào doanh nghiệp như thế nào trước khi bạn đưa ra quyết định.

14. Duy trì điểm tín dụng tốt

Điểm tín dụng được sử dụng để xác định giá trị tín dụng của một doanh nghiệp bởi các tổ chức tài chính, nhà cung cấp, đối tác và thậm chí cả khách hàng tiềm năng khác nhau. Điểm tín dụng có thể cung cấp cho các nhà đầu tư một ý tưởng về việc bạn có vỡ nợ hay không. Điểm tín dụng tốt giúp thiết lập thiện chí cho doanh nghiệp.
Nếu bạn duy trì điểm tín dụng tốt, bạn có thể cải thiện thành công tài chính của doanh nghiệp. Do đó, điều quan trọng là mọi doanh nghiệp phải học cách vượt qua điểm tín dụng kém.

15. Bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi gian lận

Mỗi doanh nghiệp cần chú ý đến an ninh mạng khi tận dụng công nghệ, nền tảng thương mại điện tử và thanh toán điện tử. Bạn cần phải luôn chú ý tới việc cập nhật phần mềm chống vi-rút và tường lửa để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn và dữ liệu của khách hàng của bạn được bảo vệ.

16. Tạo thói quen dự báo tài chính

Tạo thói quen nghiên cứu xu hướng thị trường và dự báo tình hình tài chính và kế hoạch kinh doanh của bạn trong năm cho phù hợp. Bước này sẽ giúp bạn có được một bức tranh rõ ràng hơn về vị trí doanh nghiệp và sẽ cho phép tạo ra một chiến lược tốt hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.

17. Tăng tiết kiệm

Một kế hoạch tiết kiệm dự phòng có thể hoạt động như một vũ khí tuyệt vời trong kho vũ khí của bạn trong trường hợp suy thoái. Khoản tiền dự phòng sẽ giúp bạn đối mặt với những thời điểm tồi tệ và giữ cho doanh nghiệp của bạn nổi lên. Trong khi bạn đưa ra ngân sách cho năm tài chính tiếp theo, hãy lập kế hoạch xem xét liệu bạn có đủ tiền tiết kiệm để trang trải bất kỳ tổn thất kinh doanh tiềm năng nào hay không.

18. Trợ giúp từ một chuyên gia kế toán

Mặc dù tài chính là một phần cần thiết để điều hành một doanh nghiệp, quản lý chúng không phải lúc nào cũng là một điểm mạnh đối với các chủ doanh nghiệp. Nếu nghiệp vụ kế toán và quản lý tài chính không phải là chuyên môn của bạn, bạn nên nhận được sự giúp đỡ từ một chuyên gia kế toán. Thay vì trì hoãn hoặc dành quá nhiều thời gian lo lắng về nó, bạn có thể thuê một chuyên gia để thực hiện công việc.