Tôi là Phúc. Có một việc tôi làm suốt nhiều năm trong nghề là viết báo cáo — tổng kết công việc, gom số liệu, trình bày cho gọn để người khác đọc hiểu ngay. Trước đây, một bản báo cáo kiểu đó tôi mất 2–3 ngày: ngồi lục lại số liệu, viết, đọc lại, sửa câu cho xuôi. Từ khi để AI (trợ lý AI) viết nháp trước, tôi rút lại còn khoảng 1 ngày.
Tôi nói thẳng để bạn khỏi hiểu lầm: đây là số của tôi, một người đã làm nghề nhiều năm và quen việc gom số liệu. Thời gian của bạn chắc chắn sẽ khác — có thể nhanh hơn, có thể chậm hơn, tuỳ bạn quen việc tới đâu. Tôi cũng không nói AI viết xong là xong — tôi vẫn đọc lại từng dòng trước khi gửi đi. AI chỉ giúp tôi rút ngắn công viết, không thay tôi quyết định báo cáo đó nói gì.
Nếu bạn đang ngồi đó mỗi tuần, mỗi tháng gõ báo cáo từ đầu, bài này là cho bạn.
1. Dọn số liệu trước khi giao việc
Việc đầu tiên không phải là mở AI ra gõ — mà là gom số liệu cho sạch. AI viết hay hay dở phụ thuộc rất nhiều vào thứ bạn đưa vào. Nếu bạn đưa một đống số lộn xộn, câu trả lời cũng sẽ lộn xộn.
Cách tôi làm: trước khi giao việc, tôi gõ ra một đoạn ngắn — mấy dòng số liệu chính, mốc thời gian, tên công việc — rồi dán nguyên đoạn đó vào. Không cần đẹp, không cần đúng văn phong báo cáo, chỉ cần đủ và đúng. Việc viết cho hay là việc của AI, việc đưa đúng số là việc của bạn.
2. Giao lệnh đầu tiên: ngắn, nói rõ cho ai đọc
Tôi đã viết ở bài giao việc cho AI như giao cho nhân viên mới: câu lệnh đầu tiên luôn phải ngắn, dưới 100 chữ. Đừng cố viết một câu dài giải thích hết mọi thứ — vòng đầu cứ đơn giản, sai đâu sửa đó.
Với báo cáo, câu lệnh của tôi thường có ba phần: loại báo cáo gì, số liệu gì, và viết cho ai đọc (sếp, khách hàng, hay chính mình lưu lại). Ví dụ:
“Viết báo cáo tuần từ 5 dòng số liệu dưới đây, giọng rõ ràng, cho sếp đọc nhanh.”
Hoặc khi tôi cần gọn hơn nữa:
“Tóm báo cáo này còn một trang, giữ nguyên số, bỏ phần dư.”
Bạn cứ chép hai câu này, đổi chữ cho đúng việc của bạn, là dùng được ngay.
3. Đọc lại — vai trò của bạn không mất đi
Đây là phần tôi muốn nhấn mạnh nhất trong bài này. AI viết nháp rất nhanh, nhưng nháp vẫn là nháp. Tôi luôn đọc lại toàn bộ trước khi gửi đi, vì ba lý do:
- Số liệu có thể sai: AI có thể hiểu nhầm một con số, hoặc gộp nhầm hai mốc thời gian. Bạn là người biết số nào đúng, AI không biết.
- Giọng điệu cần đúng chỗ: báo cáo gửi sếp và báo cáo gửi khách hàng không nói giống nhau. Đọc lại để chỉnh cho hợp.
- Quyết định cuối vẫn là của bạn: AI gợi ý cách trình bày, nhưng bạn là người hiểu rõ công việc thật, nên câu nào thấy chưa đúng ý thì sửa ngay, đừng ngại.
Tôi hay nói với học viên của tôi một câu rất gọn, cũng là nguyên tắc tôi theo khi làm việc với AI: “Bạn nói. AI làm. Bạn duyệt.” Ba bước đó, bước đầu và bước cuối luôn là người, không bao giờ đổi. Bạn có thể đọc thêm ở bài nguyên tắc làm việc với AI cho an toàn.
4. Việc không nên đưa cho AI viết
Có một ranh giới tôi giữ rất chặt: không đưa dữ liệu nhạy cảm lên AI khi chưa được phép của cơ quan. Thông tin khách hàng, số tài khoản, hồ sơ nhân sự — những thứ này nếu công ty bạn chưa cho phép đưa lên công cụ bên ngoài, thì đừng đưa, dù chỉ để “viết nháp cho nhanh”.
Cách an toàn tôi vẫn làm: thay tên thật bằng chữ cái (khách A, khách B), chỉ giữ số liệu cần cho nội dung báo cáo, bỏ hết phần định danh. AI vẫn viết tốt báo cáo mà không cần biết khách hàng đó là ai.
Bạn có thể đọc thêm những việc khác cũng nên tránh giao hẳn cho AI ở bài những việc không nên giao hẳn cho AI — nguyên tắc chung giống nhau: việc liên quan tới quyết định quan trọng hoặc dữ liệu riêng tư, người vẫn phải cầm.
5. Mẫu câu lệnh để bạn chép dùng ngay
Để bạn khỏi phải tự nghĩ từ đầu, đây là vài câu lệnh tôi hay dùng, bạn chỉ cần đổi vài chữ:
- “Viết báo cáo [tên việc] từ số liệu dưới đây, 1 đoạn mở + 3 gạch đầu dòng, giọng gọn.”
- “So sánh số tuần này với tuần trước, nêu tăng/giảm, không cần giải thích dài.”
- “Viết lại đoạn này ngắn hơn một nửa, giữ đủ số liệu quan trọng.”
Giao một câu, xem AI trả lời ra sao, rồi sửa tiếp. Đừng cố viết một lệnh hoàn hảo ngay từ đầu — việc đó vừa mất thời gian vừa không cần thiết.
Nói trước cho rõ
Tôi không hứa AI giúp bạn kiếm thêm tiền hay thăng tiến nhanh hơn. Tôi cũng không nói dùng AI là xong hết, không cần nhìn lại — ngược lại, phần đọc lại và duyệt số liệu là phần quan trọng nhất trong cả quy trình. Số liệu rút ngắn thời gian tôi kể ở trên là trải nghiệm thật của tôi, không phải lời hứa cho mọi người. Và một lần nữa: đừng đưa thông tin khách hàng, số tài khoản hay hồ sơ nhân sự lên AI nếu cơ quan bạn chưa cho phép.
Việc viết báo cáo chỉ là một trong nhiều việc văn phòng AI có thể giúp bạn rút ngắn. Nếu bạn còn đang ngại chưa biết bắt đầu AI từ đâu, tôi có viết riêng một bài mở đầu, bạn đọc trước: AI cho người ngoài 40: bắt đầu từ đâu để dùng được ngay trong công việc. Sau báo cáo, việc tiếp theo nhiều người hỏi tôi là tóm tài liệu dài — tôi viết riêng ở bài tóm tài liệu dài thành vài ý chính bằng AI.
Nếu bạn muốn có người chỉ tận tay trên chính công việc của mình, tôi mở lớp Zoom 2 ngày dành cho người từ 40 tuổi: mỗi ngày làm xong một việc thật, có người hướng dẫn từng bước, kẹt chỗ nào hỏi chỗ đó. Vé từ 97.000đ, ghi rõ trên trang đăng ký — học hay không là bạn quyết. Giữ chỗ bằng cách nhắn tin cho fanpage Phúc BANI — đội BANI gửi lịch học và hướng dẫn ngay.
